Situation sanitaire oblige, les événements online se sont multipliés. Ils prennent des formes diverses : concert dans le jeu Fornite pour l’artiste Travis Scott, salon virtuel pour Laval Virtual dédié aux nouvelles technologies ou encore tournoi sportif que chacun peut suivre à distance sur son écran. Cet article propose quelques clés de compréhension des événements digitaux pour vous aider à faire les bons choix d’organisation.

Proposer une expérience complète

Par définition, l’événement créé une rupture dans la ligne du temps linéaire. Il doit être un moment exceptionnel qui extrait le participant de son quotidien. Mais dans notre système de communication actuel où l’événement (online ou présentiel) est préparé, programmé et annoncé au public, comment lui redonner une dimension “extraordinaire” ? Comment concilier attente et surprise ?

Rien ne sert de reproduire les codes d’un rassemblement en présentiel pour les transposer online. L’événement virtuel doit produire son propre espace temps, un univers à part entière qui est créé à partir de vos choix stratégiques :

La timeline

Rédigez rapidement un scénario de l’événement que vous souhaitez organiser en prenant en compte que la gestion du temps est différente online : conférences moins longues et présentations plus dynamiques sont à l’honneur.. La timeline varie également selon le choix de diffusion entre live ou différé. Derrière l’écran, le public est volatile : réfléchissez à des transitions animées ou interactives pour éviter les déconnexions pendant les temps “creux”.

La medium utilisé

Aujourd’hui, les solutions sont nombreuses pour organiser un événement digital. Le live vidéo est plébiscité par les organisations culturelles pour les spectacles par exemple. Mais il est aussi possible d’immerger le public dans un univers 100% digital comme celui du jeu vidéo ou du salon virtuel. L’arbitrage doit être guidé par la tonalité de l’événement, la nécessité de capter ou non des éléments visuels autant que par les contraintes techniques et le budget. Attention aussi à prendre en compte l’équipement informatique de vos participants. Ils doivent pouvoir participer à l’aide d’outils simples à prendre en main.

La scénographie

L’événement digital n’est pas forcément plus économique qu’une formule en présentiel car le budget logistique sert souvent à travailler la scénographie. Vidéos en motion design, habillage sonore et visuel, création d’objets 3D servent à capter l’attention et à créer un univers représentatif de votre marque. L’avantage de l’événement digital est aussi de pouvoir montrer les coulisses, d’établir un lien de proximité avec son public qui assiste lui-même à l’événement depuis son espace personnel. 

Festival de l’Education du Futur de l’association Fusion Jeunesse suite aux ateliers de jeu vidéo dans des lycées d’Ile-de-France

La stratégie de communication

L’événement digital dépend en grande partie de la communication faite en amont, pendant et après l’événement. Susciter l’attente en diffusant des teasers sur les réseaux sociaux, publiez des extraits de l’événement en live sur ces canaux : assurez-vous de toucher votre audience au sens large, participants ou non. La réussite d’un événement digital repose en grande partie sur le partage de références culturelles ou de codes de communication. La communication doit servir à écrire cette histoire commune.

Engager son public dans et autour de l’événement

L’événement doit introduire une rupture à deux niveaux : individuel et collectif. Pour qu’un événement digital soit réussi, chaque participant doit se sentir concerné de manière personnelle par les animations proposées et avoir le sentiment d’appartenir au public, de vivre une expérience collective. Pour s’assurer d’atteindre ces objectifs, il faut examiner les 4 points suivants :

La représentation des participants

Les participants apparaîtront-ils dans l’événement ou seront-ils simples spectateurs ? L’événement digital permet d’élargir la jauge du public. Autant en profiter pour proposer à tous ceux qui le souhaitent d’être présents et représentés, via sa webcam en visio, à travers un avatar ou au moins via un pseudo dans le chat.

Les interactions pendant et après l’événement

Assurez-vous que tous les participants se sentent investis en proposant des interactions pendant l’événement. Sondage, emoji, possibilité d’intervenir pour poser une question…des solutions existent pour que le public puisse participer directement ou indirectement à la production du contenu. L’événement vit aussi à travers les souvenirs des participants, il doit être raconté. Publiez ou relayer les captations vidéos est aussi important que produire votre propre contenu.

Un mix entre chasse au trésor digital et exposition physique : le « Bureau des objets trouvés » de l’association Object and Human dans le cadre de l’événement « Grand Train » organisé par la SNCF

Les outils de communication

En dehors des interactions possibles pour contribuer à l’événement, les participants peuvent avoir envie d’échanger entre eux pendant l’événement. Prévoyez des outils de communication qui sont interconnectés à votre dispositif (le plus simple est le chat) et laissez la liberté à vos publics de créer leurs propres canaux parallèles. N’oubliez pas de mettre à disposition une assistance informatique pour que chacun puisse rejoindre ces espaces de discussion.

L’animation

La préparation de l’animation doit être pensée de manière globale. Il faut prévoir le parcours de l’utilisateur de l’inscription jusqu’à la participation online. La présence d’un animateur est indispensable pour un événement digital. Il rythme les interventions, se charge de suivre le fil rouge ou tout simplement de guider les utilisateurs. En complément un modérateur doit surveiller les échanges sur les réseaux sociaux et répondre aux commentaires. 

Un événement digital est une opportunité unique pour créer de nouveaux liens avec vos publics. Besoin d’aide pour le construire ? Contactez-nous…online.

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